Pourquoi le standard téléphonique IP est-il essentiel pour les entreprises ?
Pour une grande partie des entreprises, il est indispensable de disposer d’un standard téléphonique IP adapté à leurs besoins et à leurs moyens humains et financiers.
En effet, les effectifs réduits et les moyens financiers souvent réduits impliquent que ces entreprises doivent à la fois conjuguer efficacité et rigueur financière. À cela s’ajoute inévitablement un paramètre indispensable : la productivité. Cette dernière est capitale pour voir l’entreprise se développer.
Or, le standard téléphonique est bien généralement un élément central au sein d’une entreprise, aussi petite soit-elle. Le standard permet à l’entreprise d’être contactée, et d’assurer un suivi client efficace, tout en permettant aux différents employés de la même entreprise de communiquer entre eux.
Ainsi, pour se développer, et assurer un service client optimal, les entreprises doivent pouvoir mettre en place un standard téléphonique IP à la fois efficace, facile d’utilisation et ne mobilisent ni trop de ressources humaines, ni trop de ressources financières.
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L’importance de la première impression
La première impression qu’un client se fait de votre entreprise peut influencer de manière significative leur perception et leur décision de poursuivre une relation commerciale. Un système téléphonique IP moderne et efficace assure que chaque appel est traité de manière professionnelle, renforçant ainsi la confiance des clients et projetant une image de fiabilité et de compétence.
Par exemple, imaginez un client potentiel appelant pour la première fois et étant mis en attente avec une musique apaisante, suivi d'une réponse rapide et courtoise. Ce type de service donne une impression de professionnalisme et d'efficacité, ce qui peut grandement influencer la décision du client de continuer à interagir avec votre entreprise.
Contexte économique des PME
Les PME, souvent caractérisées par des effectifs et des budgets limités, doivent optimiser chaque dépense. Un standard téléphonique IP permet de réduire les coûts opérationnels grâce à des appels via Internet, éliminant ainsi les frais d'interurbains et réduisant les coûts de maintenance par rapport aux systèmes traditionnels.
Pour une petite entreprise avec un budget restreint, chaque euro compte. Les économies réalisées grâce à la VoIP peuvent être réinvesties dans d'autres domaines clés, comme le marketing ou le développement de produits. De plus, la flexibilité des plans de paiement des services IP permet aux PME de gérer plus facilement leurs finances en adaptant les services à leurs besoins et capacités financières actuelles.
Amélioration de la productivité
Un standard téléphonique IP intégré avec des outils de gestion comme le CRM améliore la productivité. Les employés peuvent accéder instantanément aux informations client, passer des appels directement depuis le CRM, et suivre l’historique des interactions, ce qui réduit le temps passé à chercher des informations et augmente l'efficacité du service client.
Imaginez un scénario où un représentant du service client reçoit un appel et, en un clic, accède à l'historique complet des interactions du client avec l'entreprise. Cela permet de résoudre les problèmes plus rapidement et d'offrir un service personnalisé, augmentant ainsi la satisfaction du client et la productivité de l'employé.
Quels sont les avantages d'un standard téléphonique IP ?
Les avantages d'un standard téléphonique IP pour les entreprises sont multiples et significatifs.
Réduction des coûts
Les coûts de communication peuvent être considérablement réduits grâce à l’utilisation de la VoIP (Voice over IP). Les appels, qu'ils soient locaux, nationaux ou internationaux, passent par Internet, ce qui peut réduire les frais d'appel de manière significative. En outre, les frais de maintenance et de mise à jour des systèmes IP sont souvent inférieurs à ceux des systèmes traditionnels.
Exemple : une entreprise, qui passe fréquemment des appels internationaux, peut réaliser des économies substantielles sur ses factures téléphoniques. De plus, la réduction des coûts de maintenance grâce aux mises à jour logicielles automatiques permet d'allouer ces ressources à d'autres projets importants.
Flexibilité et évolutivité
Les systèmes IP sont hautement évolutifs. Ils permettent aux entreprises de facilement ajouter ou supprimer des lignes téléphoniques en fonction de leurs besoins. Cela est particulièrement utile pour les entreprises en croissance ou celles qui connaissent des variations saisonnières de leur activité.
Exemple : lorsqu'une entreprise embauche de nouveaux employés ou ouvre de nouvelles succursales, elle peut rapidement ajouter des extensions téléphoniques sans nécessiter de matériel supplémentaire coûteux. De même, en période de ralentissement, les lignes inutilisées peuvent être désactivées pour économiser sur les coûts.
Mobilité et télétravail
Avec un standard téléphonique IP, les employés peuvent recevoir et passer des appels depuis n'importe quel endroit disposant d'une connexion Internet. Cela facilite le télétravail et la mobilité, permettant aux équipes de rester connectées et productives même à distance.
Exemple : un employé en déplacement peut accéder à son numéro de bureau via une application sur son smartphone, assurant ainsi qu'aucun appel important ne soit manqué. Cette flexibilité est cruciale dans le monde professionnel actuel où le télétravail et la mobilité sont devenus la norme.
Intégration avec d'autres outils
Les systèmes téléphoniques IP peuvent s'intégrer avec d'autres outils de communication et de gestion comme les messageries électroniques, les CRM, et les plateformes de collaboration. Cette intégration simplifie la gestion des communications et centralise les informations, améliorant ainsi la coordination et la réactivité.
Exemple : Imaginez un scénario où un appel entrant déclenche automatiquement l'ouverture du dossier client dans le CRM, permettant au représentant de voir immédiatement les informations pertinentes et de personnaliser son interaction avec le client. Cette intégration améliore non seulement l'efficacité mais aussi l'expérience client.
Qualité des appels
Les systèmes téléphoniques IP offrent une qualité d'appel supérieure, avec une meilleure clarté et moins de problèmes d'interférences. Des technologies avancées de compression et de traitement des signaux garantissent que les conversations sont fluides et sans interruptions.
Les appels VoIP peuvent offrir une qualité sonore haute définition, permettant une communication plus claire et plus efficace. Cela est particulièrement important pour les conférences téléphoniques où la clarté de la communication est essentielle pour éviter les malentendus.
Quelle solution de standard téléphonique IP convient le mieux aux entreprises ?
Pour répondre au cahier des charges d'une entreprise, le standard téléphonique IP va donc devoir répondre à plusieurs caractéristiques :
1. Économique
Un standard téléphonique IP doit permettre une gestion efficace du budget, tant en termes d’acquisition que de maintenance et de formation des utilisateurs. Les systèmes IP offrent souvent des plans tarifaires flexibles qui peuvent être adaptés aux besoins spécifiques de l’entreprise, permettant une maîtrise optimale des coûts.
Exemple : une entreprise peut choisir un plan avec un tarif fixe mensuel, qui inclut un certain nombre de minutes d'appel et des fonctionnalités supplémentaires, assurant ainsi une prévisibilité des coûts et une gestion budgétaire plus facile.
2. Scalable
La capacité de s'adapter rapidement aux changements est cruciale. Un bon système IP doit pouvoir évoluer avec l’entreprise, permettant l’ajout rapide de nouvelles lignes ou fonctionnalités sans nécessiter de lourdes interventions techniques.
Exemple : lorsqu'une entreprise se développe et embauche de nouveaux employés, elle peut facilement ajouter de nouvelles lignes téléphoniques ou extensions sans perturber les opérations existantes. De même, si une entreprise réduit ses effectifs, elle peut désactiver des lignes inutilisées pour économiser sur les coûts.
3. Adapté au télétravail
La généralisation du télétravail nécessite que le système téléphonique soit accessible depuis n'importe où. Les employés doivent pouvoir utiliser le standard téléphonique IP via divers dispositifs, qu'il s'agisse de téléphones fixes, de smartphones, de tablettes ou d’ordinateurs, assurant ainsi une continuité de service.
Exemple : une entreprise peut fournir à ses employés des applications mobiles qui leur permettent d'accéder à leur numéro de bureau et de passer des appels professionnels depuis n'importe où, que ce soit à la maison, en déplacement ou même à l'étranger.
4. Collaboratif
La digitalisation a modifié les habitudes de travail. Un système téléphonique IP moderne doit intégrer des fonctionnalités de collaboration telles que la visioconférence, le chat et la co-création de documents. Ces outils permettent une communication plus fluide et efficace entre les équipes et avec les clients.
Exemple : Imaginez une réunion d'équipe où les participants peuvent non seulement parler entre eux, mais aussi partager des écrans, collaborer sur des documents en temps réel et utiliser des outils de chat pour poser des questions ou fournir des mises à jour sans interrompre la conversation principale.
5. Une plateforme ouverte
Un standard téléphonique IP doit pouvoir s’interfacer facilement avec d'autres outils digitaux, notamment les CRM et les ERP, grâce à des API ouvertes. Cette intégration assure une gestion centralisée des informations et une coordination optimale des processus.
Exemple : une entreprise peut intégrer son système téléphonique IP avec son CRM pour que chaque appel entrant ou sortant soit automatiquement enregistré et lié au dossier client correspondant. Cela permet une vue d'ensemble complète des interactions client et améliore la gestion des relations client.
6. Fournir des statistiques
L'analyse des flux d’appels et la génération de rapports détaillés sont essentielles pour améliorer le service client et optimiser les processus internes. Un bon système IP doit offrir des outils de reporting avancés pour suivre et analyser les performances.
Exemple : une entreprise peut générer des rapports sur le volume d'appels, les temps d'attente, les durées des appels et les taux de résolution au premier contact. Ces données peuvent être utilisées pour identifier les domaines à améliorer et pour prendre des décisions basées sur des informations concrètes.
7. Évolutif
Un standard téléphonique IP doit non seulement offrir les fonctionnalités classiques telles que la mise en attente, le transfert et le multiligne, mais également évoluer vers des solutions plus avancées comme les centres de contact, offrant ainsi des services complets de gestion des appels.
Exemple : une entreprise peut commencer avec un simple système téléphonique IP et, à mesure qu'elle grandit, ajouter des fonctionnalités avancées comme la gestion des files d'attente, les réponses automatiques et les enregistrements d'appels pour créer un centre de contact complet.
En quoi les standards téléphoniques IP sont-ils plus avantageux que les systèmes traditionnels ?
Des bonnes nouvelles en pagailles :
- Les abonnements téléphoniques onéreux : c’est fini ! Les abonnements VoIP permettent de payer uniquement pour les services utilisés, avec des plans flexibles qui peuvent être ajustés en fonction des besoins de l'entreprise. Cela élimine les frais fixes élevés et permet une gestion plus efficace des coûts.
- Le standard téléphonique matérialisé par une boite dans un placard : c’est fini ! Avec un système téléphonique IP, tout ce dont vous avez besoin est une connexion Internet et des appareils compatibles (tels que des téléphones IP, des ordinateurs ou des smartphones). Cela réduit non seulement les coûts initiaux, mais aussi les coûts de maintenance et de mise à jour.
- Le contrat de maintenance que l’on paye tous les ans en se demandant à quoi cela sert : c’est fini ! Les contrats de maintenance annuels coûteux sont remplacés par des mises à jour logicielles régulières, souvent incluses dans les abonnements des systèmes IP, assurant que votre infrastructure est toujours à jour sans frais supplémentaires.
- Les postes téléphoniques sur les bureaux aux fonctionnalités compliquées : c’est fini aussi ! Les postes téléphoniques aux fonctionnalités complexes et difficiles à utiliser sont remplacés par des interfaces intuitives et des applications faciles à configurer, accessibles depuis divers appareils. Les interfaces utilisateur modernes des systèmes IP sont conçues pour être faciles à utiliser, avec des fonctionnalités comme le glisser-déposer pour le transfert d'appels et des menus intuitifs pour accéder rapidement aux fonctions courantes. Cela réduit le besoin de formation et permet aux employés de se concentrer sur leur travail plutôt que sur la technologie.
La voix sur IP (VoIP) est passée par là et a totalement rebattu les cartes
Mieux, le standard téléphonique IP s’intègre nativement à la solution de travail collaboratif plébiscitée par 250 millions d'entreprises dans le monde : Microsoft 365 et son application Teams !
Microsoft Teams : La solution idéale pour la téléphonie d'entreprise
Microsoft Teams, intégré à Microsoft 365, représente une solution complète pour la téléphonie d’entreprise, combinant des outils de communication et de collaboration dans une seule plateforme.
Microsoft Teams permet simplement de répondre aux besoins d’une entreprise.
Mode SaaS
Microsoft 365 et sa téléphonie Teams fonctionnent en mode SaaS (Software as a Service), permettant une flexibilité maximale. Vous pouvez ajouter des licences et fonctionnalités selon vos besoins, sans engagement à long terme, et payer un abonnement mensuel adapté à votre budget.
Ce modèle SaaS permet aux entreprises de s'adapter rapidement aux changements et de bénéficier des dernières fonctionnalités sans investir dans du matériel coûteux ou des mises à jour logicielles onéreuses.
Accessibilité
L’application Teams est accessible sur divers dispositifs (PC, Mac, tablette, smartphone), permettant aux employés de gérer leurs appels de n’importe où. Pour ceux qui préfèrent les téléphones de bureau, des modèles certifiés Teams sont également disponibles.
Cette accessibilité multiplateforme assure que les employés peuvent rester connectés et productifs, quel que soit l'endroit où ils se trouvent, ce qui est essentiel dans le contexte actuel de télétravail généralisé.
Collaboration intégrée
Teams combine la téléphonie avec des fonctionnalités de travail collaboratif, telles que la visioconférence, le chat, et la co-création de documents. Cela permet aux équipes de communiquer de manière plus efficace et de collaborer en temps réel, améliorant ainsi la productivité.
Par exemple, une équipe projet peut organiser une réunion virtuelle, partager des documents en temps réel et utiliser des outils de chat pour poser des questions ou fournir des mises à jour, tout en restant dans la même application. Cela simplifie la communication et réduit le temps perdu à basculer entre différentes applications.
Écosystème en constante évolution
Teams s’enrichit continuellement avec de nouvelles fonctionnalités. Vous pouvez ajouter des outils puissants et intuitifs à vos postes de travail, transformer votre standard téléphonique en centre de contact Cloud et intégrer votre CRM pour une gestion centralisée des interactions client.
L'intégration de Teams avec des outils tiers et des API ouvertes permet aux entreprises de personnaliser leur environnement de travail en fonction de leurs besoins spécifiques, offrant ainsi une solution flexible et évolutive.
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Apo'g, fort de plus de 20 ans d'expertise en téléphonie d'entreprise et en tant que Microsoft Solutions Partner pour le travail moderne, vous guide dans l'intégration de la téléphonie via Microsoft Teams grâce à TeamsPhony. Nous vous accompagnons tout au long du processus, de la consultation initiale à la mise en œuvre, en passant par la formation et le support continu. Contactez-nous pour organiser une démonstration et découvrir comment TeamsPhony peut transformer vos communications d’entreprise.
Investir dans un standard téléphonique IP moderne comme Microsoft Teams peut transformer la manière dont votre entreprise communique en interne et avec ses clients. En optant pour une solution flexible, évolutive et intégrée, vous pouvez non seulement améliorer la productivité et l’efficacité de votre entreprise, mais aussi offrir une meilleure expérience client. Ne laissez pas votre entreprise derrière dans l'ère digitale, faites le pas vers un standard téléphonique IP de qualité dès aujourd'hui.
Le travail collaboratif, c’est l’ADN de Teams, ajouter la voix vous permet de profiter pleinement de toute la richesse de cet environnement en contactant en un clic un interlocuteur extérieur sur son mobile dans une visioconférence.
