Comment installer simplement et rapidement un standard téléphonique professionnel ?
Teams apparaît aujourd’hui comme une solution de téléphonie d’entreprise à la fois rapide et facile d’installation. En effet, sa mise en œuvre se fait de manière complètement dématérialisée via le cloud, vos collaborateurs peuvent installer la solution chez eux et commencer à l’utiliser immédiatement.
L’intervention du responsable de votre standard téléphonique professionnel servira uniquement à paramétrer les différents comptes Teams de vos collaborateurs.
Microsoft Teams offre une solution de standard téléphonique professionnel rapide à déployer, contrairement aux systèmes PABX traditionnels qui nécessitaient du temps et l'achat de nombreux équipements de téléphonie.
- Déploiement global : Que vos employés soient dans le même bureau ou dispersés à travers le monde, Teams peut être déployé sans les contraintes géographiques.
- Mises à jour automatiques : Les mises à jour logicielles sont automatiques, garantissant que vous disposez toujours des dernières fonctionnalités et correctifs de sécurité.
- Scalabilité : Facilement scalable, Teams peut grandir avec votre entreprise, en ajoutant de nouveaux utilisateurs et fonctionnalités à mesure que vos besoins évoluent.
Quelles sont les fonctionnalités avancées du standard téléphonique professionnel avec Microsoft Teams ?
Le service de téléphonie d’entreprise Teams reprend en tout point les principales fonctionnalités d’un standard téléphonique professionnel de type PABX, en mieux…
On y retrouve donc les fonctionnalités classiques et attendues d’un standard téléphonique professionnel :
Groupements d’appels pour organiser les lignes téléphoniques de chaque service
Teams permet de regrouper les appels par service ou département, ce qui est essentiel pour une gestion efficace des communications internes et externes. Cette fonctionnalité assure que les appels sont dirigés vers les bonnes personnes, réduisant ainsi le temps d'attente pour les clients et améliorant la satisfaction générale.
Exemple pratique : Dans une entreprise de service client, les appels peuvent être automatiquement dirigés vers le département approprié, que ce soit pour le support technique, les ventes ou le service après-vente.
Standard Vocal Interactif (SVI) pour router un appel
Le SVI de Teams permet de créer des menus vocaux interactifs qui guident les appelants vers la bonne ressource ou le bon service. C'est une fonctionnalité essentielle pour gérer efficacement un grand volume d'appels sans nécessiter d'intervention humaine à chaque étape.
Avantages : Réduit la charge de travail des agents, améliore l'expérience des appelants, et assure une distribution efficace des appels.
Visionnez notre replay pour comprendre le fonctionnement du SVI de la téléphonie dans Teams !
Filtrage et transfert d’appels
La capacité de filtrer et de transférer les appels est cruciale pour une communication professionnelle efficace. Teams permet de transférer facilement les appels entre collègues, quel que soit leur emplacement.
Cas d’utilisation : Un employé peut transférer un appel urgent à un collègue en télétravail sans interruption du flux de communication.
Musique d’attente
Offrir une musique d’attente de qualité peut améliorer l'expérience des appelants et rendre les périodes d'attente plus agréables. Teams permet de personnaliser cette musique, ajoutant une touche professionnelle et agréable à chaque appel.
Flexibilité et mobilité
La mobilité est un autre point fort de Microsoft Teams. Les collaborateurs peuvent accéder à Teams depuis n'importe quel appareil, que ce soit un ordinateur de bureau, un ordinateur portable, une tablette ou un smartphone. Cette flexibilité est essentielle dans le contexte actuel de télétravail et de travail hybride.
- Accessibilité : Les employés peuvent répondre aux appels, participer à des réunions et collaborer avec leurs collègues depuis n'importe où, ce qui augmente la productivité et la satisfaction des employés.
- Synchronisation : Tous les appareils sont synchronisés, assurant que les informations et les communications sont toujours à jour, quel que soit l'appareil utilisé.
Qualité d'appel supérieure avec la VoIP
Microsoft Teams utilise la technologie VoIP (Voice over Internet Protocol), qui offre une qualité d'appel bien supérieure aux systèmes téléphoniques traditionnels. La VoIP permet une communication claire et sans interruption, essentielle pour les interactions professionnelles.
- Bénéfices : Moins de problèmes de qualité sonore, moins de coupures d’appel, et une meilleure expérience utilisateur globale.
- Coût : Réduction des coûts de communication, en particulier pour les appels internationaux.
Sécurité renforcée
La sécurité est une priorité pour Microsoft, et Teams ne fait pas exception. Les communications via Teams sont chiffrées, garantissant que toutes les données échangées sont protégées contre les écoutes et les interceptions.
- Chiffrement : Toutes les communications, qu'elles soient vocales ou textuelles, sont chiffrées de bout en bout.
- Conformité : Teams est conforme à de nombreuses normes de sécurité et réglementations, y compris le RGPD, ce qui est crucial pour les entreprises opérant dans des secteurs réglementés.
Gestion des présences et des occupations en temps réel
Une autre fonctionnalité clé de Teams est la gestion des présences et des occupations en temps réel. Cette fonctionnalité permet aux managers et aux équipes de voir en un coup d'œil qui est disponible, en réunion, ou occupé.
- Planification : Améliore la planification des réunions et des tâches en évitant les conflits de disponibilité.
- Efficacité : Réduit le temps perdu à chercher la disponibilité des collègues, permettant une collaboration plus fluide.
Surveillance des appels en direct
Teams permet de voir en temps réel qui prend un appel, offrant une transparence totale sur la gestion des appels. Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour les équipes de support client et les centres d'appels.
- Gestion des ressources : Permet une meilleure répartition des appels et une gestion optimale des ressources.
- Réactivité : Améliore la réactivité aux besoins des clients et augmente la satisfaction client.
Futurs apports de l’IA dans Microsoft Teams
Retranscription automatique et analyse des conversations
L'IA intégrée dans Teams permet la retranscription automatique des conversations, facilitant la prise de notes et le suivi des discussions importantes. Cette fonctionnalité permet de capturer chaque détail sans effort manuel.
- Points clés : L'IA peut également identifier et extraire les points clés des conversations, ce qui est utile pour les réunions et les discussions stratégiques.
- Productivité : Améliore la productivité en réduisant le temps passé à réécouter les enregistrements ou à relire les notes.
Traduction instantanée
L'IA de Microsoft Teams inclura bientôt des capacités de traduction instantanée, permettant une communication fluide entre collègues parlant différentes langues. Cette fonctionnalité brise les barrières linguistiques et facilite la collaboration internationale.
- Accessibilité : Rendre les réunions et les conversations compréhensibles pour tous les participants, indépendamment de leur langue maternelle.
- Collaboration globale : Facilite la collaboration globale et renforce les relations internationales.
Mais surtout, Teams est parfaitement adapté à une utilisation multisite et a fortiori pour le télétravail et travail hybride. Cette souplesse d’utilisation et cette parfaite adaptation n’ont pas échappé aux DSI des grands comptes qui ont été les premiers à migrer leurs standards téléphoniques professionnels vers Teams.
Cerise sur le gâteau, en adoptant Microsoft Teams comme standard téléphonique professionnel, ces entreprises ont réalisé d'importantes économies, non seulement sur le matériel et les contrats de maintenance, mais aussi sur les heures nécessaires au déploiement de solutions à distance. Avec Microsoft Teams, un simple clic remplace désormais toute cette complexité !
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Comment le multi-device et l'ajout rapide optimisent-ils votre standard téléphonique professionnel ?
L’un des principaux avantages de Teams est de pouvoir l’utiliser sur de nombreux et différents supports : c’est ce que l’on appelle une fonctionnalité multi-device.
Contrairement aux standards téléphoniques traditionnels qui demandaient que chaque collaborateur ait un téléphone d’entreprise dédié, Teams permet à vos collaborateurs de se connecter depuis leur ordinateur de travail ou l’application Teams installée sur leur smartphone.
Cela permet à vos collaborateurs de travailler depuis n’importe quel appareil, quel que soit l’endroit où il se trouve. Cette solution est idéale pour les entreprises confrontées au télétravail, aux travailleurs distants, ou à des modifications des méthodes de travail.
Microsoft Teams transforme la gestion de votre standard téléphonique professionnel en rendant l'ajout et la suppression de numéros rapide et facile. Cette flexibilité permet à votre entreprise de s'adapter sans effort à une croissance rapide du personnel ou à l'expansion vers de nouveaux sites. Ce qui nécessitait autrefois des semaines de travail peut désormais être accompli en quelques heures, offrant une réactivité sans précédent dans un monde professionnel en constante évolution.
Comment la technologie VoIP peut-elle améliorer la qualité des appels sur votre standard téléphonique professionnel ?
Teams permet également de mettre en œuvre la technologie VoIP (pour Voice Over Internet Protocol) au sein de son standard téléphonique professionnel. Cette technologie permet de communiquer et de transmettre la voix sur des réseaux compatibles IP, notamment Internet ou intranets.
Cela permet une meilleure qualité d’appel, que ce soit pour des appels locaux ou internationaux, comparés aux solutions de téléphonie d’entreprise de type PABX.
Cela permet aussi de limiter la perte d’information et d’améliorer l’expérience téléphonique de vos collaborateurs comme de vos partenaires commerciaux.
Comment renforcer la sécurité de votre standard téléphonique professionnel ?
La solution SaaS de Microsoft en matière de téléphonie d’entreprise permet un haut niveau de sécurité. En effet, discussions, documents et informations sont chiffrés et transitent par le Cloud, ce qui permet de réduire les pannes d’origines matérielles ou informatiques.
Le standard téléphonique professionnel sur Microsoft Teams permet alors de bénéficier d’un service particulièrement sûr, et réduit les risques de piratages informatiques ou de perte d’informations.
Aujourd’hui, Teams apparait comme le meilleur standard téléphonique professionnel du marché. Il permet de mettre en place un système de communication à la fois sécurisé, économique, flexible et efficace et possédant de nombreuses fonctionnalités avancées.
Pour installer un standard téléphonique professionnel avec Microsoft Teams au sein de votre entreprise, contactez-nous !
Microsoft Teams se positionne comme la solution de téléphonie d'entreprise par excellence, grâce à ses nombreuses fonctionnalités avancées et son intégration continue de l'IA. En offrant une installation rapide, une flexibilité accrue, une qualité d'appel supérieure, et des fonctionnalités de sécurité robustes, Teams transforme la manière dont les entreprises gèrent leurs communications. Pour toute entreprise cherchant à moderniser sa téléphonie, Microsoft Teams représente un choix stratégique et futuriste.
Pour en savoir plus sur comment Microsoft Teams peut révolutionner la téléphonie de votre entreprise, contactez-nous dès aujourd'hui par message, ou appelez-nous au 09 70 19 59 25.
