Quels sont les avantages immatériels renforcés par la téléphonie Teams ?
En 2016, Microsoft a mis Teams au centre de ses développements en réaction au succès émergent de Slack aux États-Unis.
L'éditeur a parfaitement intégré cette nouvelle application à l’environnement Office 365.
Cette brique a permis de compléter idéalement la richesse des applications de la suite Office de Microsoft en lui ajoutant les fonctions indispensables du travail collaboratif :
- Messagerie instantanée
- Fils de discussions
- Partage de ressources
- Passerelle vers des applications tierces
- Vidéoconférence
- Appels audios
Dans un premier temps, les utilisateurs ont principalement adopté la messagerie instantanée et la gestion des fils de discussion.
Teams = télétravail
Avec Teams, restez connecté avec votre équipe en télétravail
C’est avec le premier confinement que les entreprises ont réellement découvert les premiers avantages de Teams en termes de mobilité :
Les équipes pouvaient partager des fichiers au travers de OneDrive et SharePoint ou organiser des points d'avancement sur leur projet grâce à la visioconférence.
Et surtout, de nombreuses équipes ont commencé à échanger quotidiennement en vidéo ou en audio. Au travers de Teams, ils ont pu garder le contact et la cohésion des équipes.
Au fil des mois, Teams est devenu l’interface privilégiée des télétravailleurs pour effectuer la majeure partie de leurs activités professionnelles.
Faire converger les modes de travail à distance et sur site
La fin du confinement a marqué le retour dans les locaux de l’entreprise, de l'ensemble ou d'une partie des équipes.
Chaque entreprise a depuis adopté un mode de fonctionnement hybride.
Les infrastructures historiques continuent bien sûr d’être utilisées, mais la bascule vers un mode collaboratif est actée et les outils choisis par les utilisateurs sont en passe d’être définitivement adoptés. Le retour est impossible.
Il ne s’agit pas de promouvoir le télétravail à 100 %, mais la stratégie de chaque PME doit maintenant prendre en compte cette composante dans son mode de fonctionnement et ses investissements IT.
Les DSI et leurs équipes ont pu constater avec plus ou moins de bonheur que les habitudes de leurs utilisateurs avaient changé, parfois sans tenir compte des plans ou des prérogatives de l’entreprise quant au choix des logiciels utilisés, des machines empruntées pour se connecter au réseau de l’entreprise (règne du BYOD) et du respect des protocoles de sécurité.
C’est sur ce dernier point, la cybersécurité, que nous avons pu constater des effets de bords indésirables liés à l’adoption brutale du télétravail.
De nombreuses failles de sécurité ont été révélées sur de nombreux outils (Zoom par exemple) et les utilisateurs ont eu tendances à utiliser le même mot de passe (parfois celui lié à leur compte professionnel) dans l’inscription et l’utilisation de nombreux outils logiciels pas vraiment recommandable et surtout sans aucun contrôle de leur direction informatique.
Résultat : depuis l’été 2020, les cyberattaques se multiplient et de nombreuses PME se sont retrouvées en difficultés, privées de leurs données et parfois obligées de payer de fortes rançons pour les récupérer.
Teams = télétravail + sécurité des données
C’est aussi un des points forts de l’environnement Microsoft en télétravail : la parfaite intégration de Teams au sein d’une suite de logiciels Microsoft 365. Elle lui fournit un environnement professionnel, maîtrisé de longue date par Microsoft, et sécurisé, car il répond aux normes RGPD européennes. Grâce à ce contrôle, les PME qui ont principalement utilisé Microsoft 365 et Teams en télétravail sont moins impactées par les piratages.
Si le système reste faillible, il suffit pour le rendre parfaitement sécurisé d’ajouter la fonction de double authentification (MFA), inclue gratuitement par Microsoft. Vous sauvegardez les données sensibles de vos boites mails et environnement SharePoint ou One Drive, pour aboutir à une solution Cloud parfaitement sécurisée et n'ayant pas de réelles équivalences en termes de concurrence sur le marché. Autre bonne nouvelle, ces options ne sont vraiment pas compliquées à mettre en œuvre et très peu onéreuses.
Microsoft a d’ailleurs pris en considération très tôt l’importance de la cybersécurité en télétravail et proposé une licence adaptée aux PME.
Comment pouvez-vous gérer votre téléphonie depuis Teams lors du télétravail ?
Avec bientôt un an de recul, l'intégration de Teams dans les infrastructures informatiques se déroule bien et permet à la plupart des PME de finaliser leur transformation digitale à moindres frais et avec un maximum de fonctionnalités.
Pour être totalement fonctionnel et performant, il reste cependant à intégrer la téléphonie d’entreprise dans Teams.
Chez APO'G, nous utilisons au quotidien la suite Microsoft 365 pour communiquer, que ce soit par mail (interface Outlook), par messagerie instantanée ou par visioconférence au travers de Teams.
La base de fiche contact Outlook est, pour beaucoup d’entre nous, devenu le carnet d’adresse principal, regroupant les coordonnées de tous nos interlocuteurs, internes et externes à l’entreprise.
En un clic, à partir de cette fiche, vous pouvez contacter vos collègues par Teams, démarrer une visioconférence ou envoyer des mails.
- Pourquoi ne puis-je pas lancer un appel téléphonique vers l’extérieur à partir d'Outlook ou de Teams ?
- Pourquoi lorsque qu’un de mes contacts m’appelle, sa fiche ne remonte-t-elle pas automatiquement ?
- Pourquoi lorsque je suis en visioconférence Teams ne puis-je pas inviter un interlocuteur quelconque à me rejoindre en audio ?
Seule la portabilité de mes numéros professionnels vers Teams permettra de rendre cette application 100 % utile au bureau, en télétravail ou en déplacement.
Utiliser Teams pour traiter ses appels au quotidien à des avantages à tous les niveaux de l’entreprise.
Un des points perfectibles en mode télétravail reste en effet la gestion des appels professionnels.
La plupart des PME gèrent encore leur téléphonie avec une installation analogique de téléphonique d’entreprise (IPBX, PABX, Autocommutateur). Ce système a pour principaux défauts :
- Les liaisons intersites sont très vite onéreuses
- La gestion des employés en télétravail est complexe
- La connexion à des liaisons téléphoniques (abonnement RTC)
- Des technologies en fin de vie et souvent onéreuses
- La mauvaise adaptation à la mobilité, qu’exigent aujourd’hui nos nouvelles habitudes de travail
- Des difficultés à faire évoluer à la hausse ou à la baisse ce système, en termes de ressources
Quels sont les avantages de Teams pour tous les métiers en télétravail ?
Les utilisateurs peuvent passer et récupérer leurs appels professionnels
- Au travers d’une application unique, Teams.
- À partir de n’importe quel terminal : PC/Mac, tablette, smartphone, téléphone certifié Teams.
- De n’importe où : au bureau, en télétravail ou en déplacement.
Le service IT se débarrasse d’une installation téléphonique encombrante
- La téléphonie est gérée au même niveau que les autres moyens de communication de l’entreprise : la gestion et l'interface sont simplifiées, l'infrastructure est optimisée.
- Plus la peine de monter des "usines à gaz" pour qu’un télétravailleur reçoive et émette des appels professionnels (transfert, tunnel VPN, postes dédiés). Tout est géré à partir de Teams.
- Sécurité optimisée en s’intégrant à l’univers Microsoft et aux règles existantes.
Le service financier se frotte les mains pour la gestion des contrats téléphoniques
- Ne vous préoccupez plus des installations téléphoniques à acheter, faire évoluer, remplacer ou maintenir. Les utilisateurs passent leurs appels depuis Teams sur leur PC/Mac ou smartphone… un simple casque suffit !
- Adoptez le mode CSP pour la gestion des licences "Phone Standard". La fonction téléphonie est liée à la licence Microsoft 365, elle est ajoutée ou supprimée en fonction du nombre d’employés et des besoins de l’entreprise.
- Suppression d’abonnements RTC liés à la téléphonie. Dans bien des cas, les appels transitent par la liaison internet déjà en place.
Adopter Microsoft 365 et migrer sa téléphonie professionnelle vers Teams, c’est vraiment doter son entreprise du meilleur outil de télétravail actuellement disponible sur le marché.
Le confort au quotidien pour vos collaborateurs est évident, le gain de temps et la sécurisation des données de l’entreprise est primordial pour vos équipes IT, mais surtout, les économies sont réelles et très rapidement mesurables.
Dans cette période difficile, c’est un argument à ne pas négliger !
