Comment assurer le standard téléphonique à distance ?

Qu’est-ce qu’un standard téléphonique à distance ?

Un standard téléphonique à distance est une solution de gestion des appels qui ne dépend pas d’un équipement physique local. Contrairement aux systèmes de standard téléphonique traditionnels qui exigent des équipements sur site. Elle permet par exemple à quelqu’un de non présent dans les bureaux de pouvoir quand même prendre en charge les appels téléphoniques de n’importe où tant qu’il possède une plateforme pour les recevoir comme TeamsPhony par exemple.

Quels sont les différents standard téléphoniques professionnels ?

Les standards téléphoniques matériels

Un standard téléphonique matériel, aussi appelé PABX (Private Automatic Branch eXchange) ou PBX (Private Branch Exchange), est un équipement physique installé localement dans une entreprise pour gérer les appels téléphoniques internes et externes. Il agit comme une sorte de commutateur qui dirige les appels vers les lignes appropriées à l'intérieur de l'organisation.

Les standards téléphoniques virtuels

Aussi appelés standards téléphoniques à distance, cloud ou VOIP (Voice Over Internet Portocol) sont une solution de gestion des appels qui repose sur des services de cloud et des technologies de communication en ligne.

Quels sont les avantages d’un standard téléphonique à distance ?

Réceptionner les appels de chez soi

Le standard téléphonique à distance s’adapte parfaitement à la montée en popularité du télétravail en entreprise. En effet, il permet à un utilisateur de pouvoir prendre les appels sur un navigateur, un logiciel sur son PC et même son téléphone. Il n’a que l’embarras du choix !

Avantage pour les utilisateurs nomades

Un utilisateur qui serait souvent en déplacement comme un technicien sur site trouverait son bonheur avec un standard téléphonique, car il pourra ainsi prendre des appels clients même en déplacement.

Avantage pour les entreprises multisites

Pour le cas d’une entreprise multisite le standard téléphonique à distance peut se révéler très utile aussi, car il permettra de communiquer en interne comme en externe de façon très simple.

Coût raisonnable

Comme son nom l’indique, un standard téléphonique matériel a besoin de plusieurs équipements pour permettre à ses utilisateurs de l’utiliser convenablement. Le standard téléphonique à distance, quant à lui, nécessite seulement un ensemble casque/micro, un logiciel permettant de recevoir les appels comme TeamsPhony et un ordinateur ou un téléphone, ce qui réduit énormément les dépenses.

Mise à jour et maintenance simplifiée

Un standard téléphonique à distance offre flexibilité et adaptation aux besoins évolutifs d'une entreprise. Sa mise à jour automatique élimine le besoin d'intervention manuelle, assurant une utilisation toujours efficace et sécurisée. La maintenance, gérée à distance, réduit les arrêts de service et les coûts de maintenance sur site, entraînant une diminution des dépenses en équipement et en personnel, tout en garantissant une continuité de service fiable.

Support de fonctionnalités avancées

Un standard téléphonique à distance permet à une entreprise d'intégrer facilement des options telles que la voix sur IP, la vidéoconférence, et la messagerie unifiée, améliorant ainsi la communication interne et avec les clients.

Il offre aussi la possibilité d'ajouter des services tels que les réponses automatiques et la redirection intelligente des appels, ce qui augmente l'efficacité opérationnelle. Ces fonctionnalités avancées, souvent mises à jour automatiquement, assurent que l'entreprise dispose des outils les plus récents et performants, sans nécessiter d'investissements supplémentaires en matériel.

De plus, le cloud offre une grande scalabilité, permettant aux entreprises d'ajuster les fonctionnalités selon leurs besoins en constante évolution, sans compromettre la qualité ou la sécurité du service.

Interopérabilité

L’interopérabilité permet une intégration harmonieuse avec divers outils et applications d'entreprise, telles que les systèmes de gestion de la relation client (CRM), les fonctionnalités de click-to-call, l'enregistrement des appels et les journaux d'appels.

Grâce à cette interopérabilité, les entreprises peuvent facilement connecter leur standard téléphonique à leur CRM, permettant ainsi une remontée automatique des informations des appels dans le CRM. Cette intégration renforce l'efficacité du suivi client, en offrant un accès immédiat aux données d'appel pertinentes. L'enregistrement des appels et les journaux d'appels offrent une visibilité complète sur les interactions client, facilitant l'analyse des performances et l'amélioration continue du service.

En somme, l'interopérabilité des standards téléphoniques à distance permet une gestion des communications plus cohérente et intégrée, optimisant ainsi les processus d'affaires et améliorant l'expérience client.

Comment choisir un standard téléphonique à distance ?

Les caractéristiques techniques

Les standards téléphoniques à distance présentent une gamme étendue de caractéristiques techniques destinées à optimiser la communication d'entreprise :

• Files d'attente : Organisation efficace des appels entrants, minimisant le temps d'attente des clients.
• IVC (Interactive Voice Response) : Système de réponse vocale interactif pour guider les appelants vers les bonnes ressources.
• Statistiques : Collecte de données détaillées sur les appels pour une analyse approfondie de la performance.
• Transfert des appels : Facilité de rediriger les appels vers le bon interlocuteur ou département.
• Identification des appels : Reconnaissance et affichage des informations de l'appelant pour une personnalisation accrue.
• Enregistrement des appels : Possibilité de stocker les conversations pour une référence ultérieure ou une formation.
• Transcription : Conversion automatique des conversations vocales en texte pour un suivi facile.
• Horaires d'ouverture personnalisés : Paramétrage des plages horaires de fonctionnement selon les besoins de l'entreprise.
• Listes VIP : Gestion prioritaire de certains appelants pour un service client amélioré.
• Qualité audio HD : Communications claires et sans interruption pour une meilleure expérience utilisateur.
• Boîte vocale : Enregistrement des messages en absence des interlocuteurs.
• Message d'accueil personnalisé : Création de messages d'accueil professionnels pour renforcer l'image de l'entreprise.
• Appels internes : Facilité de communication interne, améliorant la collaboration au sein de l'entreprise.

Ces fonctionnalités, combinées, rendent les standards téléphoniques à distance particulièrement adaptés pour les entreprises cherchant à améliorer leur gestion des communications tout en offrant une expérience utilisateur de haute qualité.

Fiabilité et sécurité

Les standards téléphoniques à distance sont reconnus pour leur fiabilité et leur sécurité, offrant aux entreprises une tranquillité d'esprit grâce à diverses fonctionnalités :

• Redondance des données : Les informations sont sauvegardées sur plusieurs serveurs, assurant la récupération en cas de panne.
• Cryptage des communications : Les appels et les données sont sécurisés via un cryptage avancé, protégeant contre les écoutes et les intrusions.
• Surveillance constante : Le système est surveillé en continu pour détecter et prévenir les tentatives de cyberattaques ou les dysfonctionnements.
• Mises à jour de sécurité automatiques : Le système se met à jour régulièrement pour intégrer les dernières mesures de sécurité et rester à jour face aux menaces émergentes.
• Authentification forte : Des protocoles d'authentification robustes sont en place pour contrôler l'accès aux fonctionnalités sensibles.
• Protocoles de confidentialité : Les standards téléphoniques virtuels respectent les normes de confidentialité pour la protection des données personnelles et sensibles.
• Plan de continuité d'activité : En cas de panne majeure, des plans de secours assurent la continuité du service sans interruption notable.
• Contrôle d'accès utilisateur : Les entreprises peuvent gérer les niveaux d'accès des employés pour éviter les accès non autorisés aux fonctionnalités clés.
• Audit et rapports de sécurité : Des rapports réguliers fournissent des analyses détaillées sur la sécurité et l'utilisation du système.

Rapport qualité/prix

Les standards téléphoniques à distance, particulièrement lorsqu'ils sont intégrés avec des solutions comme Microsoft Teams, offrent un rapport qualité/prix très avantageux grâce à leur modèle d'abonnement basé sur le cloud :

• Abonnement Cloud : Le modèle basé sur le cloud permet une réduction significative des coûts d'infrastructure et de maintenance.
• Intégration avec Microsoft Teams : Pour les entreprises utilisant déjà Microsoft Teams, le coût du standard téléphonique peut être absorbé par les licences Microsoft éligibles à la téléphonie sur Microsoft Teams, rendant l'ajout du standard téléphonique plus économique.
• Coût des Licences Microsoft : Les entreprises bénéficient déjà d'un investissement dans les licences Microsoft, ce qui simplifie l'intégration et la gestion du standard téléphonique sans coûts supplémentaires.
• Add-on sans engagement : L'ajout d'un add-on Microsoft Phone Standard en tant qu'extension à Microsoft Teams est souvent proposé sans engagement, offrant une flexibilité accrue et un contrôle des coûts pour les entreprises.

Ce modèle d'abonnement, combiné avec l'utilisation de licences Microsoft existantes, présente une option très rentable pour les entreprises qui cherchent à intégrer un système téléphonique avancé sans encourir de frais supplémentaires importants.

Évolutivité

L'évolutivité est un des avantages majeurs des standards téléphoniques à distance, offrant une flexibilité remarquable pour s'adapter à la croissance et aux changements des entreprises :

• Adaptabilité aux besoins changeants : Les standards téléphoniques à distance peuvent être facilement ajustés pour répondre à l'évolution des besoins de l'entreprise, qu'il s'agisse de l'ajout de nouvelles lignes, de fonctionnalités, ou de l'extension à de nouveaux sites.
• Scalabilité sans effort : La capacité à augmenter ou diminuer les ressources selon les exigences de l'entreprise se fait sans les contraintes physiques des systèmes traditionnels.
• Gestion des coûts efficace : Avec l'évolutivité, les entreprises ne paient que pour ce qu'elles utilisent, permettant une gestion plus efficace des coûts opérationnels.
• Intégration de nouvelles fonctionnalités : Les nouvelles fonctionnalités peuvent être ajoutées au fur et à mesure de leur disponibilité, sans nécessiter de remplacement ou de mise à niveau matérielle coûteuse.
• Adaptation aux pics de demande : Le système peut gérer efficacement les augmentations temporaires de la demande, comme les pics saisonniers, sans perturber le fonctionnement quotidien.
• Expansion géographique simplifiée : L'expansion vers de nouveaux emplacements géographiques est facilitée, car le standard téléphonique à distance n'est pas limité par des contraintes physiques.
• Mises à jour automatiques : Les mises à jour se font automatiquement, assurant que le système reste à la pointe de la technologie sans efforts supplémentaires.

En résumé, l'évolutivité des standards téléphoniques à distance permet aux entreprises de toutes tailles de s'adapter dynamiquement à leur croissance et à l'évolution de leurs besoins, tout en optimisant les coûts et en bénéficiant des dernières avancées technologiques.

Pourquoi mettre en place la solution TeamsPhony comme standard téléphonique à distance ?

Qu’est-ce que c’est TeamsPhony ?

TeamsPhony est conçue pour s'adapter parfaitement à Microsoft Teams, la plateforme de collaboration unifiée de Microsoft. Elle étend les fonctionnalités de Teams au-delà des réunions virtuelles et du partage de fichiers pour inclure un système téléphonique d'entreprise complet. Avec TeamsPhony, les utilisateurs peuvent profiter d'une gestion d'appels avancée, d'options de routage intelligent et d'une intégration transparente avec les outils de productivité de Microsoft 365.

Quelles sont les avantages d’avoir son standard téléphonique à distance sur Microsoft Teams ?

Microsoft Teams est plus qu'une plateforme de collaboration ; c'est le cœur de la communication moderne dans les PME. Elle offre :

• De la collaboration en temps réel : Les équipes peuvent collaborer sur des documents, partager des idées et maintenir la cohérence des projets en temps réel.
• Une sécurité renforcée : Avec des fonctionnalités de sécurité de pointe, les données et les communications sont protégées contre les menaces externes.
• Une efficacité accrue : Teams simplifie la communication interne et externe, améliorant l'efficacité opérationnelle globale.

En utilisant Teams comme standard téléphonique à distance, les entreprises disposent d'une solution holistique pour répondre, rediriger et gérer les appels téléphoniques comme jamais auparavant.

Télétravail : TeamsPhony, le must have !

Avec l'augmentation du télétravail, les entreprises ont dû repenser leurs méthodes de communication. TeamsPhony répond à ce besoin en permettant aux employés de transformer n'importe quel endroit en un espace de travail fonctionnel. En intégrant la téléphonie d'entreprise directement dans Microsoft Teams, TeamsPhony facilite les appels sortants et entrants avec une qualité et une sécurité professionnelle, soutenant la productivité indépendamment du lieu de travail.

Le nomadisme professionnel et TeamsPhony : Flexibilité et Mobilité

Le nomadisme professionnel met l'accent sur la mobilité et la flexibilité, et TeamsPhony s'adapte à ce mode de travail dynamique. Les utilisateurs peuvent accéder à l'ensemble de leurs outils de communication via leur smartphone ou leur ordinateur portable, assurant une continuité des affaires, même en transit. TeamsPhony rend cette transition fluide grâce à son intégration mobile native, rendant les frontières géographiques obsolètes.

TeamsPhony un atout pour les Entreprises Multisite

TeamsPhony simplifie la gestion des communications pour les entreprises multisites, offrant une expérience cohérente à travers tous les sites, réduisant ainsi les coûts opérationnels et améliorant la collaboration inter-sites.

Comment mettre en place le standard téléphonique à distance TeamsPhony ?

Pour mettre en place le standard téléphonique TeamsPhony, la procédure est aisée et rapide. Commencez par évaluer les besoins spécifiques de votre entreprise. Ensuite, la mise en place s'effectue en quelques étapes simples, favorisant une intégration rapide parmi les utilisateurs. TeamsPhony est conçu pour être utilisateur-friendly, réduisant ainsi le besoin de formations complexes. En cas de questions ou pour obtenir de l'aide, un service d'assistance technique est disponible pour assurer une transition fluide vers ce système de téléphonie d'entreprise moderne.

Que choisir entre portabilité et création de numéros ?

Le choix entre la portabilité et la création de nouveaux numéros pour un standard téléphonique à distance dépend de plusieurs facteurs liés aux besoins spécifiques de votre entreprise :

Portabilité des numéros

Avantages :

• Maintien de la continuité : Garder vos numéros existants assure une transition transparente pour vos clients et partenaires.
• Préservation de l'identité de l'entreprise : Les numéros existants peuvent être associés à votre marque ou entreprise depuis longtemps.
• Évite le besoin de mettre à jour les supports de communication : Vous n'aurez pas à changer les numéros sur les cartes de visite, les sites web ou les brochures.

Inconvénients :

• Processus parfois long : La portabilité peut impliquer des démarches administratives et prendre du temps.
• Restrictions géographiques : Dans certains cas, la portabilité peut être limitée par des contraintes régionales.

Création de nouveaux numéros

Avantages :

• Flexibilité et personnalisation : Choix de numéros faciles à retenir ou alignés sur votre activité.
• Expansion géographique : Possibilité de choisir des numéros locaux dans de nouvelles régions pour renforcer la présence locale.
• Départ frais : Idéal pour les start-ups ou les entreprises en rebranding qui souhaitent une nouvelle image.

Inconvénients :

• Interruption de la reconnaissance : Les clients existants pourraient être confus avec le changement de numéro.
• Besoin de mise à jour des supports de communication : Implique des coûts et des efforts pour informer les clients du changement.

En résumé, si votre entreprise a déjà établi une reconnaissance de marque forte avec ses numéros actuels, la portabilité est une option privilégiée. En revanche, si vous cherchez à établir une nouvelle identité, à pénétrer de nouveaux marchés géographiques, ou si vous démarrez une nouvelle entreprise, la création de nouveaux numéros pourrait être plus avantageuse.

Intégration des Session Border Controllers (SBC) et Trunks SIP

Une composante essentielle de la téléphonie IP moderne est l'utilisation des Session Border Controllers (SBC), qui agissent comme des intermédiaires entre les réseaux téléphoniques d'entreprise et les réseaux de communication externes. Lorsqu'il s'agit d'intégrer Microsoft Teams à une solution de téléphonie telle que TeamsPhony, la connectivité au SBC joue un rôle crucial. Elle permet non seulement une transition transparente des systèmes téléphoniques traditionnels vers des solutions basées sur IP, mais assure également la sécurité, la qualité de service et la réglementation des flux de communication.

Les Trunk SIP (Session Initiation Protocol) sont au cœur de cette transformation, facilitant la transmission de la voix et d'autres formes de médias sur les réseaux IP. Lorsque Microsoft Teams est couplé avec des SBC certifiés et des Trunk SIP, les entreprises peuvent s'attendre à une fiabilité et une qualité de communication accrues. Les SBCs servent de pont sécurisé, permettant aux appels de naviguer à travers différents réseaux et pare-feu sans compromettre la sécurité des données ni la qualité de l'appel.

Cette architecture permet à TeamsPhony d'étendre les fonctionnalités de Microsoft Teams en assurant que les appels soient gérés avec le plus haut niveau d'intégrité et de performance. Les entreprises bénéficient ainsi de communications voix sur IP (VoIP) robustes avec une qualité de service élevée, une disponibilité constante et une résilience en cas de défaillance réseau. Cette connectivité avancée avec les SBC et les Trunk SIP illustre l'engagement de TeamsPhony à fournir une solution de téléphonie d'entreprise à la fois complète et conforme aux standards de l'industrie. TeamsPhony permet ainsi aux PME de s'engager dans l'avenir numérique avec confiance.

TeamsPhony redéfinit la téléphonie d'entreprise en offrant une plateforme robuste et flexible adaptée aux exigences modernes du travail à distance et de la communication d'entreprise.

À l'horizon, l'intégration de TeamsPhony avec Microsoft 365 Copilot promet de révolutionner davantage les communications d'entreprise en intégrant des capacités d'IA avancées pour une efficacité et une productivité accrue.